내가 직접 사업자 경비처리 해본 후기: 어떤 건 되고 어떤 건 안 됐는지

처음 사업자 등록했을 때, 모든 지출이 경비인 줄 알았습니다

제가 처음 개인사업자로 등록을 했을 때는 정말 아무것도 모르는 상태였습니다.
세금이 어떻게 계산되는지도 잘 몰랐고, "사업에 쓰는 거면 다 경비 아니야?"라고 단순하게 생각했죠.
그래서 명함 제작비, 택배비, 노트북, 커피값, 회의용 식사비까지 모든 지출을 경비로 넣으려고 했습니다.
그런데 직접 부가세 신고와 종합소득세 신고를 해보면서 생각보다 경비 인정 기준이 훨씬 까다롭다는 사실을 알게 되었습니다.

제가 구입한 노트북은 150만 원짜리였는데, 세무사님께서는 이건 감가상각 자산이라 바로 전액을 경비처리하면 안 된다고 하시더라고요.
결국 이 노트북은 5년에 걸쳐 나눠서 비용처리를 해야 했습니다.
또 제가 종종 거래처 미팅이나 촬영 일정 후에 마신 커피와 식사비 역시 100% 경비로 인정되지 않는다는 사실도 알게 되었습니다.
사업과 관련은 있더라도, 개인 소비와 혼동될 수 있는 항목은 세무서에서 아주 민감하게 본다고 하셨습니다.

 

이렇게 직접 부딪쳐보니, 단순히 “썼다”는 이유만으로는 경비가 되지 않고,
"어디에 썼는가", "무엇을 증명할 수 있는가"가 훨씬 더 중요하다는 것을 실감하게 되었습니다.

경비로 인정된 항목들, 공통점이 있었습니다

직접 여러 건을 경비처리하면서, 나중에 세무사님이 "이건 괜찮습니다"라고 하신 항목들을 보면
몇 가지 공통점이 있었습니다. 그 중 가장 중요한 건 증빙이 명확한가였습니다.

예를 들어, 저는 공유오피스를 한 달에 30만 원씩 사용하고 있었고,
그에 대한 세금계산서를 매달 발급받아서 보관했습니다. 이건 문제 없이 전액 경비로 인정되었습니다.
또 택배비 역시 CJ대한통운과 계약을 해서 송장번호와 고객 주문내역을 매칭해뒀기 때문에
그 비용도 전부 인정받을 수 있었습니다.

휴대폰 요금도 처음에는 전액 경비로 넣었지만,
개인 명의이고 통화 내역도 따로 정리하지 않아 세무사님께서 50%만 경비로 인정하자고 하셨습니다.
그래서 그 이후에는 업무용 통화 내용을 정리해두고,
구체적인 사용 목적을 설명할 수 있게끔 메모도 남기기 시작했습니다.

결국 제가 깨달은 건,
사업과의 관련성이 명확하고, 누가 봐도 일 때문에 지출된 비용이라는 점이 드러나야 한다는 것이었습니다.
증빙 없이 "일 때문에 썼어요"라고 말하는 건, 세무서에선 받아들여지지 않는 경우가 많다는 걸 알게 됐습니다.

경비로 인정 안 된 항목들, 대부분 ‘개인용도와 혼용’이 문제였습니다

제가 처음 실수했던 경비 항목들은 대부분 개인적인 소비와 혼합되어 보일 수 있는 지출들이었습니다.
예를 들어, 편의점에서 샀던 물건들, 마트에서 산 음료수, 명절 선물세트 등은
실제로 일부는 고객 응대나 거래처 선물용으로 썼지만,
증빙 없이 설명할 수 없다면 그냥 개인 소비로 처리되는 경우가 많았습니다.

또한 차량 관련 비용도 저에겐 복병이었습니다.
제가 업무용으로 차량을 쓰고 있었지만, 개인 명의 차량이었고 가족이 함께 사용하고 있었거든요.
세무사님은 "1인 사업자는 차량 1대까지는 경비 인정 여지가 있지만,
운행일지를 작성하지 않으면 전액 인정은 어렵다"고 하셨습니다.
그래서 주유비, 보험료, 리스료 중 일부는 인정받고, 일부는 부인될 수밖에 없었습니다.

심지어 카페에서 일하다가 마신 커피 한 잔도
"업무에 집중하기 위해 썼다"는 제 생각과는 달리
명확한 회의나 미팅 목적 없이 사용된 비용은 경비로 인정되지 않았습니다.
이 경험을 통해서 저는 "지출의 목적을 문서화하고, 필요하면 메모까지 남겨두는 습관"이 얼마나 중요한지를 절감했습니다.

지금은 경비처리 기준이 생겼습니다: 판단 기준이 명확해졌어요

경험을 통해 실패도 많이 겪고, 세무사님과 상담도 꾸준히 하면서
이제는 어떤 지출이 경비로 될 수 있고, 어떤 건 안 되는지 제 나름의 기준이 생겼습니다.

일단 지출은 반드시 사업자카드 또는 사업자 명의 계좌로만 합니다.
개인카드로 쓰면 나중에 정리하기도 어렵고, 증빙이 애매해지기 때문입니다.
두 번째로는 세금계산서나 전자영수증이 없는 현금 지출은 가급적 피합니다.
부득이하게 현금을 써야 할 때는 간이영수증을 꼭 받아두고 사진까지 찍어둡니다.

✔︎ 세 번째로는 지출 목적을 엑셀로 따로 정리하고 있습니다.
날짜, 금액, 항목, 지출 목적, 관련 증빙 여부를 표로 만들어 두니
연말정산이나 종합소득세 신고할 때 정리가 훨씬 수월하고,
세무사님과 소통할 때도 설명이 정확해졌습니다.

지금은 비용 지출을 할 때마다 머릿속으로
"이건 사업이랑 연결되는 지출인가?", "증빙은 확보됐는가?", "사용 목적을 설명할 수 있는가?"를 떠올리는 습관이 생겼습니다.
이 습관 하나로 불필요한 세금 추징 걱정도 줄었고,
절세 효과도 매년 체감하고 있습니다.

마무리하며

직접 사업을 하면서 경비처리를 경험해보니,
단순히 지출을 많이 한다고 세금이 줄어드는 건 아니었습니다.
기준에 맞게 정리된 비용만이 제대로 인정되고, 나머지는 오히려 리스크가 되기도 한다는 것을 알게 되었습니다.

이제 막 사업을 시작하셨거나, 경비처리에 막막함을 느끼시는 분들께서는
꼭 저처럼 실수를 통해 배우기 전에 미리 기준을 알고 시작하시면 좋겠습니다.
정확한 결제 방식, 증빙 정리 습관, 지출 목적 기록만 잘 해두셔도
충분히 세무 리스크를 줄이고, 당당하게 비용 처리를 하실 수 있습니다.

이후에 원하시면 제가 쓰는 지출 정리표나 증빙 관리 엑셀 양식도 공유해드릴 수 있습니다.
도움이 필요하신 분들은 언제든지 알려주세요.