카페·요식업을 운영하는 개인사업자의 원재료비 경비처리 방법

원두, 채소, 고기… 세무서에서 경비로 다 인정하나요?

카페나 음식점을 직접 운영하고 계신 소상공인 여러분께서는 하루에도 여러 차례 식자재나 원재료를 구입하시게 됩니다.
커피 원두, 우유, 과일, 베이킹 재료부터 고기, 해산물, 채소류, 양념류까지 그 종류도 다양하고 사용량도 많습니다.
이러한 지출은 모두 사업을 위한 직접비이기 때문에 당연히 전액 경비로 처리될 것이라 생각하시곤 합니다.

 

하지만 실제 세무조사에서는 원재료비가 일부만 인정되거나, 전액 부인되는 사례도 상당히 많습니다.
그 이유는 개인적인 소비와 사업용 소비의 경계가 모호하기 때문입니다.
예를 들어, 같은 정육점이나 마트에서 구입한 고기라도
가족 식사용으로 사용된 지출인지, 메뉴 조리에 쓰인 것인지 명확하지 않다면 세무서에서는 경비로 인정해주지 않을 수 있습니다.

특히 사업자께서 현금으로 구입하시고 증빙을 남기지 않으신 경우,
아무리 진짜 가게에서 사용한 식자재라도 객관적으로 사업과의 연관성을 설명하기 어려워집니다.
이러한 리스크를 줄이기 위해서는, 세무서가 요구하는 경비처리 기준에 맞게 준비하시는 습관이 무엇보다 중요합니다.

세무서가 인정하는 원재료비 경비 기준은 이렇게 다릅니다

세법에서는 음식점·카페 사업자의 식자재 구매 비용을 ‘매출원가’에 해당하는 필요경비로 분류하고 있습니다.
따라서 세무서도 이를 경비로 인정해 주지만, 다음의 세 가지 요건을 충족하는 경우에만 인정된다는 점을 반드시 기억하셔야 합니다.

원재료비 경비 인정 3대 조건

조건	내용
1. 사업 관련성	해당 지출이 실제 매장 내 판매 상품 조리에 사용되었는지 여부
2. 결제 명의	사업자 명의 카드 또는 계좌로 결제되었는지 여부
3. 증빙 보관	세금계산서, 카드영수증, 거래명세서 등 입증 가능한 자료 보유 여부

 

 

예를 들어, 사업자께서 식자재 도매업체와 거래하여 세금계산서를 발급받고, 사업자 계좌로 이체하여 결제하셨다면,
그 비용은 거의 대부분 전액 경비로 인정될 수 있습니다.
반대로, 마트에서 현금으로 식자재를 구입하셨지만 간이영수증도 없고, 사용 내역도 정리되어 있지 않다면,
그 비용은 세무서에서 사업과의 연관성이 입증되지 않았다고 판단되어 부인될 수 있습니다.

또한 요즘은 쿠팡, 마켓컬리, 배민상회 등 온라인 플랫폼을 통한 식자재 구매도 증가하고 있습니다.
이 경우에도 사업자 등록 상태에서 세금계산서를 발급받거나, 사업자 카드로 결제하며 주문 내역을 캡처해 두시면
안전하게 경비처리하실 수 있습니다. 

실제 실수 사례 vs 인정 사례로 보는 원재료비 경비 처리법

카페나 요식업 현장에서는 바쁜 운영 속에서
장부 정리와 영수증 보관이 뒷전으로 밀리는 경우가 많습니다.
그 결과 실제로 매장에서 사용한 비용임에도 경비처리에서 부인당하거나 가산세를 부과받는 사례가 종종 발생합니다.

실수 사례 – 마트 현금 구매 후 증빙 미보관

카페를 운영하는 A 사장님은 매일 근처 대형마트에서 우유, 과일, 시럽 등을 구입하셨습니다.
하지만 대부분 개인 카드나 현금으로 결제하셨고, 카드 내역도 따로 분류하지 않았습니다.
결국 세무조사에서 해당 지출이 사업용인지 사적 소비인지 구분되지 않아
전체 식자재비 중 40% 이상이 경비로 부인되었고, 소득세를 추징당하면서 추가로 가산세까지 부담하셨습니다.

 

인정 사례 – 정기 공급 + 장부 정리

분식점을 운영하는 B 대표님은 식자재 공급업체와 매주 정기 납품 계약을 맺고,
매달 세금계산서를 발행받고, 거래명세서를 엑셀로 정리하셨습니다.
또한 일간 원재료 사용량과 입고 내역을 간단한 장부로 기록하셨고,
현금 구매 시에도 간이영수증을 요청하여 모두 보관하셨습니다.
세무조사 시 모든 식자재 비용이 사업용으로 명확히 판단되어 100% 인정받을 수 있었습니다.

 

핵심은 “지출 금액이 아니라, 그 지출이 사업과 어떻게 연결되었는지를 설명할 수 있는가”입니다.
세무서에서는 여러분의 주장을 ‘서류와 기록’으로 확인하길 원합니다.

원재료비, 이렇게 정리하시면 세무조사에서도 안전합니다

원재료비를 경비로 인정받기 위해서는 단순히 지출하는 것보다, 그것을 어떻게 정리하고 보관하는지가 훨씬 더 중요합니다.
다음의 실전 정리 루틴을 실천하시면 세무조사 시에도 걱정 없이 대응하실 수 있습니다.

원재료비 경비처리 실전 루틴

단계	내용	체크포인트
1단계	사업자 카드 또는 계좌로 결제	개인카드 사용 시 비용 부인 위험 높음
2단계	세금계산서 또는 전자영수증 확보	온라인 플랫폼 주문 시 캡처와 PDF 보관
3단계	간이영수증도 정리	전통시장, 문구점, 마트에서 현금 구매 시 요청 필수
4단계	엑셀로 품목별 지출 내역 기록	날짜, 항목, 금액, 공급처, 사용처 메모
5단계	원재료 사용 내역 간단 기록	일일 입고/출고 기록 또는 사진 메모 활용 가능

 

 

예시: 원재료비 정리표

날짜	항목	금액	공급처	결제수단	증빙유무	사용 목적
2025-06-01	우유 10L	32,000원	○○마트	사업자카드	영수증 O	아이스라떼용
2025-06-03	설탕 5kg	9,500원	배민상회	무통장입금	세금계산서 O	디저트용

 

 

실무 팁:

• 거래처가 정해져 있다면 자동 세금계산서 발행 시스템 도입을 추천드립니다.
• 일주일 단위로 식자재 지출을 한 번에 정리하면 업무 부담도 줄고 세무 리스크도 낮아집니다.

마무리하며

카페나 요식업을 운영하시는 사장님들께 원재료비는 단순한 지출이 아니라, 사업의 품질과 매출을 좌우하는 핵심 비용입니다.
그럼에도 불구하고 많은 분들이 증빙 관리나 정리 방식에서 실수를 하여, 실제 사업에 사용한 비용이 세무상으로 인정되지 않는 아쉬운 상황을 겪곤 하십니다.

지금부터는 식자재나 포장재, 부재료를 구입하실 때마다
“어디에 쓸 건지”, “누구에게 받았는지”, “어떻게 결제했는지”를 간단하게라도 메모해 두신다면
경비 인정의 명확성이 훨씬 높아지고, 추후 세무상 불이익도 충분히 예방하실 수 있습니다.

꼼꼼한 정리는 결국 사업을 투명하고 안정적으로 운영하는 가장 기본적인 실무 능력입니다.
오늘부터라도 하나씩 실천해 보시길 추천드립니다.
그 정리 하나하나가 여러분의 수익을 지키는 든든한 방패가 되어줄 것입니다.